Commencer par les amener au bon bâtiment
Donnez l’adresse complète, le nom du bâtiment et un repère GPS que vous avez vérifié vous-même. Si l’adresse postale ne correspond pas à l’endroit où une voiture doit réellement arriver, dites-le clairement. Le GPS peut être très sûr de lui tout en envoyant les voyageurs du mauvais côté de la résidence ; ajoutez donc un repère facile à reconnaître sur place.
Quelques photos utiles suffisent. Montrez l’entrée qu’ils doivent trouver, pas la plus belle vue sur les montagnes. Pensez aussi à l’hiver : un panneau, un chemin ou une ligne de stationnement évident en septembre peut être à moitié recouvert de neige en janvier.
Décharger et se garer, ce n’est pas la même chose
Indiquez où les voyageurs peuvent s’arrêter pour décharger les bagages et où la voiture doit ensuite être garée. Si le stationnement est attribué, partagé, souterrain ou soumis à une hauteur maximale, dites-le simplement.
Pour un parking public ou payant, renvoyez vers les informations actuelles de l’exploitant plutôt que de recopier un tarif qui risque d’être obsolète. Expliquez ensuite le trajet à pied pour revenir à l’appartement. Les voyageurs ne devraient pas avoir à deviner que l’emplacement pratique devant la porte ne sert qu’au déchargement.
Expliquer le trajet entre la voiture et la porte
C’est souvent là qu’un bon guide devient soudain trop vague. Indiquez l’entrée, l’étage, l’ascenseur ou l’escalier et le numéro d’appartement dans l’ordre où les voyageurs les rencontreront. S’il y a des marches inévitables, mentionnez-les avant la réservation autant que dans les instructions d’arrivée.
Pour une boîte à clés ou un système similaire, expliquez clairement la manipulation et gardez le code actuel dans le message privé envoyé au voyageur. Vérifiez aussi la boîte avant l’arrivée. Le bon code ne sert pas à grand-chose si le mécanisme est gelé, dur ou bloqué.
Prévoir ce qui se passe si l’accès ne fonctionne pas
Même un guide très clair a besoin d’un plan B. Indiquez qui contacter, par quel moyen et à quels horaires ce canal est réellement surveillé. La personne qui répond doit avoir assez d’informations pour agir rapidement, notamment l’adresse du logement et le fonctionnement prévu de l’accès.
S’il existe un double des clés, décidez à l’avance qui le garde et comment il peut être récupéré. « Contactez-nous en cas de besoin » paraît rassurant, mais ne sert pas à grand-chose si personne ne surveille ce téléphone au moment des arrivées.
Faire en sorte que le guide soit facile à retrouver
Gardez l’itinéraire essentiel sous forme de quelques étapes numérotées, avec des légendes de photos utiles. Les instructions d’arrivée ne doivent pas être noyées entre les recommandations de restaurants, les liens vers les écoles de ski et le livret d’accueil. Donnez aux voyageurs une version qu’ils peuvent enregistrer avant de partir, avec une date de mise à jour visible.
Puis testez-la. Demandez à quelqu’un qui ne connaît pas l’appartement de suivre le guide sans aide. Chaque arrêt ou question montre ce qui mérite d’être amélioré. Refaites le test après des travaux dans l’immeuble, un changement de parking ou toute modification du trajet.